（一）會(huì)議總體方案制訂
會(huì)議方案一般由以下內(nèi)容組成：會(huì)議名稱、背景（導(dǎo)人）、宗旨（指導(dǎo)思想）、議題（主題與專題）、議程（時(shí)間、地點(diǎn)、流程），組織機(jī)構(gòu)（舉辦單位、大體分工），與會(huì)人員（規(guī)模、代表構(gòu)成），經(jīng)費(fèi)預(yù)算（支出項(xiàng)目、來源）、宣傳安排（會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后），會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議成果運(yùn)用、會(huì)務(wù)進(jìn)度安排、其他事項(xiàng)說明（主講嘉賓簡(jiǎn)介、特邀領(lǐng)導(dǎo)介紹、會(huì)議場(chǎng)地要求等）。
（二）會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員配備
會(huì)議一般設(shè)會(huì)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)小組，領(lǐng)導(dǎo)小組成員由會(huì)議舉辦單位領(lǐng)導(dǎo)掛名，便于進(jìn)行動(dòng)員、組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督。下設(shè)若干會(huì)務(wù)工作小組，各工作小組的設(shè)置及分工根據(jù)會(huì)議的規(guī)模大小、規(guī)格高低、時(shí)間長(zhǎng)短及內(nèi)容安排來確定。通常500人以上的會(huì)議，可設(shè)秘書、聯(lián)絡(luò)、宣傳、保衛(wèi)、內(nèi)務(wù)、外勤、后勤服務(wù)等工作小組，每小組配備工作人員4～7名（工作人員的總數(shù)，一般可比照會(huì)議參會(huì)代表人數(shù)，并兼顧工作效率，按4％～7％的比例配置）；200～500人的會(huì)議，可設(shè)秘書（材料、宣傳），內(nèi)務(wù)（報(bào)到、后勤服務(wù)），外勤（聯(lián)絡(luò)、接待、保衛(wèi)）等工作小組，每小組配備工作人員3～9名（工作人員可按參會(huì)代表總數(shù)5％～8％的比例配置，代表人數(shù)遞增，工作人員的配備比例遞減）；50～200人的會(huì)議，可設(shè)秘書、會(huì)務(wù)兩個(gè)工作小組，每小組配備工作人員2～8名（工作人員總數(shù)可按參會(huì)代表人數(shù)6％～9％的比例配置，代表人數(shù)遞減，工作人員的配備比例遞增）。各工作小組的工作量相對(duì)飽和，組與組之間分工明晰、權(quán)責(zé)匹配、信息對(duì)稱、運(yùn)轉(zhuǎn)同步、相互補(bǔ)位、無縫銜接。
